为加强国家安全与发展研究院（以下简称“国安院”）会议室规范化管理，充分发挥会议室功能，高质量做好会议服务保障，确保各类会议顺利召开，特制定本办法。

第一条 会议室使用依据《www.bifa88.com-88bifa必发官网-bifa88论坛、讲坛、讲座、年会、报告会、研讨会等阵地管理办法（修订）》（www.bifa88.com办发〔2021〕71号），按照“谁主办谁负责，谁审批谁监督”的原则进行管理。

第二条 本办法所指会议室包括7号教学楼214会议室、303-304会议室等国安院所辖的会议室。

第三条 会议室由国安院办公室统一管理，管理事项包括使用登记、场地管理、设施设备管理等。

第四条 为提高会议室使用效率，避免使用时间发生冲突，实行审批登记制度，原则上会议承办人需在会前提前2个工作日填写《会议室预约使用登记表》，履行审批登记手续。

第五条 会议室使用遵循先登记先使用、先紧急后一般、先单位后团队的原则；如有使用需求冲突，本着重要、紧急优先的原则协商解决。

第六条 会议如需使用会议室设备，应提前说明，并联系办公室进行调试准备，确保会议顺利进行。国安院牵头召开的会议，会务用品（如：桌牌、茶水、矿泉水、视频及音响设备、纸、笔等）及会务服务，由办公室具体负责组织。其他会议由会议承办单位（个人）具体负责。

第七条 办公室应对有bifa88领导或院士、知名专家出席的重要会议、重要活动的相关会务工作予以指导和协助，保证会议服务质量。

第八条 会议室使用期间的安全管理责任由会议承办单位负责，会议承办人为会议室安全管理第一责任人。

第九条 会议期间参会人员应爱护会议室内设施设备，自觉维护会议室环境卫生。

第十条 会议结束后会议承办单位（个人）应做好环境卫生，关闭空调，将桌椅等物品归位，会议结束当日履行会后交接手续。

第十一条 造成会议室设施设备损坏、污秽的，由会议承担单位（个人）照价赔偿并承担相应维修费用。

第十二条 国安院办公室负责对本办法进行解释。

第十三条 本办法自2023年10月1日起施行。

附件：1.会议室预约使用登记表（院外使用）

          2.会议室预约使用登记表（院内使用）